Ninguém gosta de falar sobre temas complicados que possam gerar stress ou desconforto. Temos uma tendência natural para evitar estes momentos tanto na nossa vida privada como profissional. No entanto é fundamental que resista a este instinto e seja capaz de falar sobre estes temas.
Sobretudo num contexto de trabalho em que pode ser necessário transmitir feedback ou apresentar algum tipo de avaliação é determinante que consiga transmitir aos outros de uma forma empática as razões por detrás de uma qualquer decisão ou escolha mais difícil.
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Dentro da sua organização o objetivo deverá ser sempre criar conexões e não afastar mais as pessoas, desfragmentado o espírito colaborativo.
Caso saiba que terá que ter uma conversa mais difícil com um colega ou chefe estes são os 10 passos que deve seguir, de acordo com o portal Psychology Today, para preparar e a estabelecer uma eficaz conversação.
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Encontre o propósito ou razão que justificam esta conversa
Antes de começar deve ser bastante claro a razão que justifica a necessidade de estabelecer uma determinada conversa. Seja porque quer melhor entender a perspetiva da outra pessoa sobre um assunto; porque quer dar-lhe a possibilidade de explicar os seus pensamentos ou simplesmente porque deseja ter a oportunidade de discutir um determinado assunto em conjunto para gerar melhores ideias, o fundamental é que seja claro em relação ao seu propósito inicial.
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Identifique quais as emoções que estão conectadas a esta interação ou que se podem despertar ao longo da conversa
Esteja preparado emocionalmente para o que pode estar associado a este momento. Esta clarividência irá ajudar a que se mantenha calmo e assertivo.
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Convide a outra pessoa para ter uma conversa de forma a discutir o propósito definido anteriormente
“Olha senti que o projeto não correu da melhor forma, tal como eu desejava. Pelo que queria conversar contigo sobre o que poderíamos ter feito diferente para que as coisas tivessem funcionado melhor. Podemos reunir hoje? Na próxima semana?
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Perceba qual será a melhor forma de falar com este indivíduo
Normalmente até pode preferir ser mais prático e abordar logo no início o tema fundamental. No entanto caso perceba que, por exemplo, a outra pessoa é mais tímida poderá fazer sentido reduzir o ritmo e ter mais tempo para falar.
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Assuma sempre que a intenção da outra pessoa é positiva
Apesar de se sentir magoado ou ofendido com algo, é importante que seja capaz de racionalizar o tema e perceber que é altamente improvável que essa pessoa tivesse um intuito claro de o magoar ou ofender.
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Encontre os factos
“Sei que o projeto acabou de ser adiado pelo que queria perceber as razões que na tua perspetiva causaram este desfeito e se será possível prevenir algo semelhante no futuro.”
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Clarifique e procure identificar a “raiz” do problema
Tente sempre perceber exatamente o que justifica um determinado sentimento mais negativo. “Parece que estás realmente zangado porque isto acabou por colocar em causa as tuas habilidades”
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Expresse a sua perspetiva
“Estou algo ansioso sobre este tema mas…” ; “Existem um conjunto de coisas que fiz que podem ter tornado isto mais difícil…” ; “Acho que isto me está a afetar porque não gosto de me ver como uma pessoa que…” ; “Estou a reagir de uma forma demasiado emocional, talvez seja melhor pensar mais sobre este assunto antes de continuarmos”.
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Resolver problemas
“Agora que já percebemos a perspetiva um do outro, como podemos prevenir que algo semelhante aconteça no futuro? O que podemos fazer diferente?”
“Vamos testar a solução: caso perceba que os deadlines se estão a atrasar o que devo fazer?”
“Quando nos devemos encontrar para analisar o que está a correr menos bem?”
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Reflita e faça um follow up
Como se está a sentir agora? Mais satisfeito? Menos ansioso? Reflita sobre a forma como a conversa o fez sentir. Nos dias seguintes procure dar seguimento ao tema com o seu colega ou chefe. Como estão as coisas a evoluir? É preciso ajustar algo?”
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