O e-mail follow-up tem um objetivo simples: fornecer uma clarificação ou informação adicional relativamente a uma anterior conversa telefónica ou online. São usados frequentemente para garantir que a interação entre duas pessoas fica clara, garantindo que tudo está “alinhado”.
Por vezes pode não ser fácil perceber exatamente como devemos escrever este tipo de e-mail. Em muitos casos este tipo de tentativa de confirmação ou esclarecimento pode parecer algo indelicada ou até chata.
Eis algumas das táticas que deve seguir para dar a melhor resposta a algumas situações específicas.
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“O meu chefe alguma vez me vai dar uma resposta?
Caso esteja à espera de uma confirmação da sua chefia relativamente a um qualquer tema ou projeto, é importante garantir que não fica parado muito tempo. Pode experimentar algo do gênero: “Boa tarde. Completei a primeira tarefa e aguardo apenas as próximas indicações para avançar. Fico a aguardar feedback relativamente aos próximos passos. Estou inteiramente disponível para começar já amanhã a tratar disso! Obrigado”.
É natural que o seu chefe possa estar ocupado com muitas tarefas, pelo que o mais provável é que se tenha esquecido de responder. Este tipo de e-mail follow-up vai garantir que o tema não fica esquecido, demonstrando ainda a sua proatividade.
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“Onde está o trabalho do meu colega ou subordinado?”
Pode ser difícil procurar perceber qual o estado de uma qualquer tarefa sem colocar pressão excessiva num empregado ou subordinado. É importante conseguir garantir que os resultados aparecem, sem, no entanto, prejudicar a confiança ou espírito do colega. Pode experimentar algo do gênero: “Olá. Estou a enviar e-mail só para perceber como está a correr a tua tarefa cujo deadline é esta semana. Informa-me por favor qual o estado da situação. Caso precises de alguma ajuda, diz.”
De maneira geral os funcionários e colegas não gostam de um tipo de micro-gestão constante e “apertada”. No entanto é completamente apropriado querer saber como uma determinada tarefa está a evoluir e procurar oferecer o seu apoio, caso seja necessário. Muitos subordinados têm algum receio de pedir ajuda.
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“Consegui ficar com o emprego?”
Esperar pela resposta final após uma entrevista de emprego pode ser bem frustrante. Pode experimentar algo do gênero: “Boa tarde. Antes de mais queria apenas dizer que foi um prazer falar consigo na semana passada e ficar a conhecer um pouco melhor a empresa. Envio agora e-mail apenas para perceber se têm já alguma decisão final relativamente à candidatura? Estarei inteiramente disponível para esclarecer uma qualquer questão adicional. Espero ter a oportunidade de trabalhar convosco no futuro.”
Este tipo de e-mail pode ser aconselhado pois demonstra ao empregador que você está realmente interessado nesta posição. Através deste e-mail irá conseguir expressar o seu interesse e motivação.
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“Como está o pagamento em atraso?”
Pode ser algo desconfortável enviar um e-mail a questionar sobre um qualquer pagamento em atraso. Caso esteja a ter dificuldades pode experimentar algo do gênero: “Boa tarde. Espero que se encontre bem. Envio este e-mail apenas para informar que aguardamos ainda a regularização do pagamento do último projeto. Em anexo segue a fatura associada. Peço apenas que me dê algum feedback relativamente ao estado desta situação. Obrigado”.
Por vezes o cliente pode só necessitar de um lembrete rápido sobre este tema para agilizar o pagamento. Pode ainda experimentar associar um “recibo de leitura” para garantir que o e-mail é lido.
