A metodologia GTD, criada por David Allen, pode ter as respostas para fazer as coisas com eficiência ou ter mais tempo para gastar em coisas que considera importantes. O autor deste sistema de gestão da vida profissional suporta-se em ferramentas (aplicações) que podem posteriormente aumentar a produtividade e também pode ser adaptado na vida pessoal. A trabalhar há mais de 30 anos neste campo, David Allen já publicou um livro, “A Arte de Fazer Acontecer”, que é a base deste estilo de vida.
Para uma pessoa ser produtiva não significa, apenas, ter de fazer mais, mas também ter a capacidade de aproveitar melhor o tempo. O autor sublinha a importância da pessoa ter o controlo das suas ações. Isto, no entanto, é uma realidade cada vez mais complicada de atingir, uma vez que a maioria das pessoas sofre com a quantidade de tarefas pelas quais é responsável no seu dia-a-dia.
A metodologia GTD em cinco passos:
Capturar: Reúna tudo o que chamou a sua atenção em pequenos textos ou gravações, de forma a esvaziar a sua mente das diversas ideias e pensamentos.
Clarificar: Este é o momento em que a pessoa observa de uma forma mais objetiva as coisas e analisa se elas merecem, ou não, a dedicação do seu tempo.
Organizar: Saber onde estão organizados os nossos pensamentos é uma maneira mais fácil para depois acedermos a eles na hora certa e no lugar certo.
Refletir: Momento de revisão, ou atualização, de todas as nossas ideias para mantermos o controlo das informações e a perspetiva adequada das coisas.
Executar: Uma vez com o controlo da sua vida e ações garantido, já vai poder executar com confiança e clarividência. Tudo numa altura em que está despreocupado, pela certeza de que naquele momento não vai ser distraído com outros assuntos.
David Allen sugere ainda que, antes de dar o último passo, se analise o contexto em que cada pessoa está inserida, o tempo disponível, a energia e a atenção que pretende despender. Por exemplo, de acordo com um artigo do blog Trello, se uma pessoa «estiver 15 minutos antes de entrar para uma reunião, pode analisar em que contexto está (ex: ao computador), o tempo disponível (15 minutos) e o seu nível de energia (fraco, pois está ansiosa para a reunião)».
Esta metodologia prevê a existência de três tipos de atividades quotidianas: as que não são planeadas – imprevistos e urgências -; as que estão pré-definidas ou na agenda há já algum tempo e, por fim, aquelas que ainda estão em processo de serem definidas, que é o tempo em que organiza as suas ideias e reúne novas informações antes de se comprometer.
Como se distribuem essas atividades ao longo do dia de trabalho é muito pessoal e pode variar de caso para caso. Por exemplo, alguém que tenha um cargo de gestão vai passar mais tempo a definir o seu trabalho que outro que tenha funções mais operacionais.
O estilo de vida GTD, “em que pode fazer acontecer”, é aquele em que a pessoa pode trabalhar nas suas melhores ideias, depois de as ter organizado. Esse facto pode permitir que a pessoa se concentre no seu instinto e tome, assim, decisões com a mente mais relaxada, por saber onde estão as suas ideias e que estas não vagueiam ou estão perdidas numa mente sobrelotada.
