A implementação de uma política de viagens eficaz e bem concebida pode ajudar as organizações a gerir os custos, a aumentar a eficiência e a garantir a transparência e a responsabilidade nas despesas dos colaboradores. Quem o afirma é a Consultia Business Travel, uma empresa especializada na gestão integrada e no aconselhamento das viagens empresariais.
A principal vantagem de dispor de um software de gestão alinhado com a política de viagens empresariais é, sem dúvida, a poupança financeira que proporciona. Graças a políticas de compras bem implementadas, através de um sistema de compras especializado, as empresas podem poupar entre cinco e 15% do seu orçamento de viagens. Em termos numéricos, uma empresa com um volume de viagens de 300 mil viagens pode beneficiar de uma poupança de até 45 mil euros por ano.
Para ter uma política de viagens bem implementada e que acompanhe o contexto atual e as características e critérios organizacionais da empresa, é essencial dispor de ferramentas tecnológicas que ajudem a empresa não só a digitalizar, facilitar e automatizar todo este processo, mas também a atingir os seus objetivos.
Por este motivo, a Consultia Business Travel desenvolveu o Destinux, uma solução integral baseada na cloud que, através de um Dashboard de Gestão de Viagens, permite às empresas ter uma visão clara e organizada de toda a informação relevante e necessária para melhorar a eficácia da sua gestão de viagens corporativas e o cumprimento das políticas estabelecidas.
Analisando os dados desta solução, é possível perceber que a nova geração de políticas de viagens pode ajudar as empresas a gerir as viagens de negócios de acordo com as suas necessidades e as dos viajantes. Segundo a Consultia, estes são os passos fundamentais para criar uma política de viagens eficaz:
- Monitorização do cumprimento das politicas de compras para garantir a conformidade com as diretrizes acordadas, bem como com os valores da empresa;
- Tomada de decisões em tempo real sobre os diferentes aspetos, sendo possível pesquisar por departamentos ou unidades da empresa para analisar possíveis desvios ou implementar correções no local;
- Centralização e integração de dados económicos que fornecem um acompanhamento detalhado das despesas, permitindo analisar onde ou quem está a gastar mais orçamento e tomar decisões imediatas;
- Implementação de sistemas de monitorização e aprovação digitalizados e automatizados, que evitam o investimento desnecessário e adicional de recursos;
- Personalização das políticas por departamento da empresa, unidade ou mesmo por utilizador, tendo em conta as preferências pessoais.
Aumento da satisfação dos empregados e da cultura da empresa
Quando os colaboradores se sentem valorizados e ouvidos, e as suas necessidades satisfeitas, o seu nível de satisfação aumenta significativamente. Ao adaptar a política de viagens empresariais às necessidades e preferências individuais dos viajantes de negócios, estes têm a oportunidade de ter uma experiência de viagem muito mais confortável e agradável, o que tem um impacto direto no seu nível de produtividade e na medida em que atingem os seus objetivos.
Por outro lado, outra vantagem de oferecer políticas personalizadas e otimizadas que incluem o ‘salário emocional’ é a retenção e a atração de talentos. A satisfação dos colaboradores não beneficia apenas a nível individual, mas também tem um impacto positivo na cultura e no ambiente de trabalho de toda a empresa.
Além disso, as políticas de viagens de nova geração permitem a inclusão de práticas sustentáveis e amigas do ambiente, permitindo às empresas demonstrar o seu empenho numa responsabilidade empresarial consciente do ambiente. Isto inclui possibilidade de transporte mais ecológico, compensação das emissões de carbono e apoio de projetos de sustentabilidade.
