O circuito é conhecido: chega um documento por email, imprime-se, assina-se, digitaliza-se ou fotografa-se, e devolve-se. Quem não tem impressora em casa vai à papelaria. É trabalho a mais para uma coisa que se resolve em dois minutos.
Duas coisas diferentes
Há duas maneiras de pôr uma assinatura num ficheiro, e não valem o mesmo.
A primeira é colar uma imagem da assinatura no documento. Serve para coisas informais e não prova nada: qualquer pessoa pode fazer o mesmo com uma imagem da sua assinatura.
A segunda é a assinatura digital qualificada, que está associada à identidade da pessoa e tem, em Portugal e na União Europeia, o mesmo valor legal de uma assinatura manuscrita. É esta que interessa para contratos, declarações e documentos oficiais.
A Chave Móvel Digital
É o caminho mais simples. Associa o número de telemóvel à identidade civil e permite assinar documentos a partir do computador, com confirmação por código enviado para o telefone.
Activa-se presencialmente, numa Loja do Cidadão, num balcão dos Registos ou em serviços aderentes, levando o cartão de cidadão. Também pode ser activada através do Portal Autenticação.gov por quem tem leitor de cartões.
Depois de activa, assina-se em portais públicos e através de aplicações próprias, sem ser preciso mais nada além do telemóvel.
O cartão de cidadão com leitor
O cartão de cidadão tem certificados de assinatura digital, que precisam de ser activados com os códigos que vieram na carta original da carta PIN.
É preciso um leitor de cartões, que custa pouco, e a aplicação Autenticação.gov instalada no computador. Feito isso, assina-se qualquer PDF com poucos cliques.
Quem perdeu os códigos pode pedir novos num balcão, levando o cartão.
Como se faz, na prática
- abrir o documento na aplicação de assinatura;
- escolher onde a assinatura deve aparecer na página;
- introduzir o código de assinatura ou confirmar no telemóvel;
- guardar o ficheiro assinado, que passa a ter um nome próprio;
- enviar esse ficheiro, e não uma impressão dele.
Uma assinatura digital perde-se se o documento for impresso e digitalizado outra vez. O papel não a transporta.
Verificar uma assinatura recebida
Quando receber um documento assinado digitalmente, o leitor de PDF costuma mostrar um painel a dizer se a assinatura é válida e a quem pertence. Vale a pena olhar, sobretudo em documentos com implicações financeiras.
Cuidado com o que se assina
A facilidade tem um reverso. Uma assinatura digital qualificada vincula tanto como a de punho, e os pedidos para assinar rapidamente, por email, com urgência, são também um terreno fértil para burlas.
Antes de assinar seja o que for, confirme de onde veio o documento e leia-o até ao fim. E nunca partilhe os códigos de assinatura com ninguém, nem com quem diga estar a ajudar a resolver um problema informático.
Para quem prefere não usar computador
Há uma alternativa que continua a funcionar e que ninguém deve sentir-se obrigado a abandonar: os balcões de atendimento presencial, com marcação, onde os documentos se tratam com um funcionário do outro lado da mesa.
A assinatura digital resolve deslocações e poupa tempo a quem já está à vontade com o computador. Para quem não está, obrigar-se a aprender à pressa, no dia em que há um prazo a cumprir, é a pior maneira de começar. Vale mais aprender com calma, com ajuda de alguém, num documento que não tenha urgência nenhuma.
