O e-mail é uma ferramenta que, hoje, nos permite estar em contacto à distância de um clique. Mas, como em todos os actos de comunicação – sobretudo os escritos – um bom e-mail deve escrever-se com particular atenção a certas regras.
Sabem quais são elas? Pois bem, vamos por pontos.
Assunto do e-mail
Todos nós sabemos o quão pouco agradável – e por vezes até suspeito – é receber um e–mail sem assunto.
Pois é, a não ser que estejamos em conversa fiada com alguém muito próximo, qualquer e-mail (seja ele formal ou informal) deve ter um assunto. O assunto é o primeiro contacto que o destinatário tem com a mensagem, pelo que deve dizer, de forma clara e concisa, aquilo de que tratamos.
Nesse sentido, o nosso conselho é que o assunto seja sempre:
- honesto– porque mesmo que o conteúdo da mensagem não seja agradável, um dos princípios básicos de toda a comunicação é que não tentemos desviar o nosso interlocutor com baixos golpes de retórica;
- claro– para que o destinatário saiba exactamente do que se trata e não perca o interesse na leitura;
- personalizado– isto é, adequado ao destinatário, para que o mesmo o possa reconhecer a importância de ler a mensagem que se segue e, mesmo que não reconheça o remetente ou não esteja à partida interessado no que ele tem para lhe dizer, fique, pelo menos, grato pela iniciativa.
Como saudar
A saudação é a primeira linha dos nossos e-mails e tem por objectivo iniciar a interação. É, portanto, uma forma de cumprimentar o seu interlocutor e, por isso, imprescindível. Também não endereçamos um colega ou familiar na rua sem que o cumprimentemos primeiro, não é verdade?
Por isso, se o seu e-mail tiver um tom informal, porque não começar com «Olá, como estás?». Se, por outro lado, a mensagem tiver um tom mais cuidado, convém saber exactamente o cargo da pessoa a quem nos dirigimos (1) ou, caso já mantenhamos contacto com essa pessoa há algum tempo, optar por algo ligeiramente menos formal (2)
1) «Exmo. Prof. Doutor.,
Espero que se encontre bem.»
2) «Cara Prof.ª Doutora,
Como está?».
O importante é não nos esquecermos de saudar a pessoa a quem escrevemos e, assim, dar início a uma boa conversa
Apresentação?
Caso o seu destinatário não o conheça, deve apresentar-se.
Sim, nesse cenário o destinatário não deve ter de esperar para ler uma página de texto para saber quem é a pessoa que lhe escreve. Isso não só fará com que leia a mensagem com menos atenção, como tornará difícil compreender as razões pelas quais está a ser contactado.
Contudo, seja tão breve quanto possível. Esta apresentação serve apenas para que o seu interlocutor saiba quem você é – e a maior parte das vezes o motivo pelo qual essa pessoa o contacta virá implícito e será confirmado nas frases que se seguem.
Diga apenas:
- o seu nome, a sua profissão e, caso se aplique, explicite a forma como obteve o contacto do destinatário ou em que momento o conheceu.
Planear o corpo do e-mail
Se o nosso leitor vai escrever um e-mail – quer seja para um amigo ou para uma empresa – quer dizer que pretende estabelecer um acto de comunicação com o seu destinatário. Ora, se assim é, certamente que tem um intuito – quer seja expressar uma dúvida, prestar condolências, desejar um feliz aniversário, candidatar-se a uma posição ou expressar uma determinada opinião sobre um qualquer assunto.
Sendo assim, não pode esquecer-se do quão importante é organizar o conteúdo da sua mensagem para que o seu interlocutor: 1. fique interessado no tema, 2. acompanhe o seu raciocínio, 2. compreenda exactamente o que pretende comunicar-lhe.
Desta forma, lembre-se que deve seguir sempre as seguintes regras:
- faça um rascunho do que pretende dizer ao seu interlocutor;
- defina os objectivos da sua mensagem para que possa: 1. estruturá-la de acordo com o seu intuito final (e não contra ele); 2. aperfeiçoar a linguagem escolhendo as palavras que vão ao encontro desses objectivos.
- trabalhe bem nas primeiras frases, de forma a captar a atenção do leitor e explicar-lhe exactamente porque lhe escreve;
- mostre, com subtileza, que sabe do que está a falar e que fez toda a pesquisa necessária para estabelecer esse contacto;
- escreva do geral para o particular, começando pelo que é verdadeiramente importante e só depois seguindo para os detalhes.
O importante é escrever numa sequência lógica que trabalhe a favor da sua argumentação e que, consequentemente, não deixe margem para erros.
Quantas vezes já não escrevemos e-mails tão pouco estruturados que a nossa mensagem foi mal interpretada pelo nosso destinatário? Isso é precisamente o que um bom e-mail evita.
Ter cuidado com a linguagem
Num bom e-mail, como em qualquer outro acto de comunicação escrita, a atenção à ortografia e à sintaxe é absolutamente essencial. São elas que provam a proficiência linguística, a capacidade de exposição, a clareza do raciocínio do remetente e, claro, a seriedade do contacto.
Além disso, independentemente de quem seja o seu interlocutor, o remetente deve sempre:
- escrever com confiança e garantir que o seu interlocutor acredita em tudo o que lhe diz;
- ser breve e conciso, evitando repetições e a explicação excessiva das suas ideias;
- adequar o seu vocabulário à pessoa a quem a mensagem se dirige (evitando termos técnicos se não sabe se essa pessoa os conhece, utilizando vocabulário mais cuidado, se sabe que isso é apreciado, e evitando palavras menos comuns sempre que não tiver a certeza de que o destinatário as conhece);
- ser claro e assertivo, optando por utilizar a voz activa («li o seu artigo em 2018») em vez da voz passiva («o seu artigo foi lido por mim em 2018»), por advérbios e adjectivos conhecidos, e por frases curtas.
- evitar palavras que revelem falta de vocabulário ou pouco cuidado na escrita (por exemplo «coisa»).
Terminar o e-mail
Para terminar o seu e-mail o remetente deve:
- fazer um breve resumo do que pretendia com ele – uma frase (não muito longa) bastará;
- despedir-se de forma adequada.
No caso de um e-mailmais formal pode optar por «Com os meus melhores cumprimentos», «Cordialmente», «Antecipadamente grata/o», «Agradeço desde já a atenção»; enquanto num e-mail informal pode escolher entre «Até à próxima», «Fica bem», «Beijinhos». - assinar.
Por fim, a regra de outro é não clicar no botão de «Enviar» sem antes rever todo o texto. Há sempre aperfeiçoamentos que só podemos fazer numa leitura final e, da pontuação à escolha das palavras mais adequadas, tudo conta para a eficácia comunicativa de um e-mail.
Marta Cruz
(texto escrito de acordo com a antiga ortografia)
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