Sete dicas para teletrabalhar com sucesso em tempos de coronavírus
Estudos indicam que as organizações que oferecem a possibilidade de teletrabalhar tendem a atingir níveis mais altos de produtividade e satisfação laboral nas suas equipas. É por isso um dos incentivos mais valorizados pelos profissionais quando procuram um novo emprego.
Trabalhar em casa é uma oportunidade única de trabalhar sem distrações ou interrupções, conseguir maior concentração, entre outros benefícios notáveis.
No entanto, esta modalidade de trabalho requer muita resiliência, organização, responsabilidade e motivação, principalmente com a crise do Covid-19, em que as pessoas poderão ter de trabalhar semanas ou meses seguidos a partir de casa, mesmo aqueles que nunca o tinham feito.
Foi neste sentido que a consultora Robert Walters compilou 7 dicas para trabalhar com êxito durante a quarentena.
Tip 1 – Crie o seu espaço de trabalho
Procure uma zona da casa onde possa trabalhar em silêncio, sem distrações ou interrupções, boa iluminação (de preferência luz natural) e uma cadeira confortável e ergonómica que lhe permita manter uma boa postura. Isto é especialmente importante se ficar a trabalhar em casa vários dias seguidos, para evitar ter dores de costas. Da mesma forma, é recomendável arranjar um ecrã maior para ligar o seu portátil.
A sua mesa de trabalho deve apenas conter os objetos e documentos essenciais ao seu dia, o telemóvel profissional e bebidas hidratantes, como água, chá ou café. Qualquer outra coisa pode causar distrações desnecessárias.
Se tiver filhos, encontrar um espaço isolado em que não haja interrupções pode ser mais complicado. Por outro lado, veja o que funciona melhor para si – se o seu parceiro/a também estiver a teletrabalhar, pode ser melhor ficarem em divisões diferentes da casa se não estiverem habituados a trabalhar juntos vários dias seguidos. Isto também se aplica se viver com um amigo ou familiares: é importante cada um ter o seu espaço e manter as rotinas habituais o máximo possível, sem incomodar o outro.
Tip 2 – Estabeleça um horário
Uma das dificuldades de trabalhar em casa é a falta de rotina aparente e a quantidade de distrações existentes. Além disso, pode sentir vontade de acordar mais tarde, de ficar a trabalhar de pijama, de fazer refeições no computador, entre outros. É essencial estabelecer um horário de trabalho fixo como se continuasse a ir para o escritório, mantendo a hora de almoço e outras pausas que costumava fazer.
Pode talvez começar mais cedo do que começaria no escritório se isso o ajudar a ser mais produtivo, e terminar também mais cedo desde que esta política flexível seja acordada com a sua empresa. No entanto, é importante estar a trabalhar ao mesmo tempo que a sua equipa pelo menos em parte do dia para que possa sentir-se acompanhado, avançar com os projetos conjuntos e cumprir os seus objetivos individuais.
Tip 3 – Continue com as suas rotinas… Vista-se!
Embora algumas pessoas consigam realmente ser produtivas de pijama, a maioria necessita de manter a rotina normal de se levantar e arranjar para mudar o foco de casa para o trabalho, ainda que não saia à rua. Estar vestido e manter outros aspetos da sua rotina habitual ajuda a criar um ambiente mais profissional.
Assim, aconselhamos a que se levante sempre à mesma hora, tome um duche, vista-se como de costume e tome o pequeno-almoço para começar a ser logo produtivo.
Tip 4 – Comprometa-se com os seus objetivos e metas
Ninguém está a ver o que está a fazer enquanto trabalha em casa, fora alguma pergunta do seu manager a saber em que ponto se encontra um determinado projeto. Cumprir as tarefas propostas a tempo é da sua inteira responsabilidade.
Assim, é importante planear os seus objetivos para a semana como faria se estivesse no escritório, estabelecer prioridades e escolher os melhores momentos do dia para realizar tarefas diferentes, desde o melhor momento para fazer conferências telefónicas, ao momento ideal para estar focado e em silêncio, responder a emails, pesquisar sobre um assunto ou fazer uma pausa. Tudo isto deve ser pensado com antecedência. Pode enviar os seus objetivos a membros da sua equipa ou ao seu manager para que saibam em que está a trabalhar e assim ter mais motivação para cumprir o seu plano.
Escreva os seus objetivos e tenha-os num sítio visível para não se esquecer do que tem de fazer, e evite distrair-se com coisas que não faria no escritório, como tarefas domésticas, telefonemas pessoais ou televisão. A ideia é conseguir continuar a trabalhar de maneira organizada e sentir-se produtivo e satisfeito no final de cada dia.
Tip 5 – Comunique com a sua equipa o máximo possível!
É estranho passar semanas a trabalhar sem ver os seus colegas de equipa e todas as pessoas do escritório. Para não sentir desconexão total dos outros, mantenha uma comunicação diária com os seus colegas, como faria se estivesse no escritório. Procure implementar videoconferências semanais para não perder o contacto e facilitar o trabalho em equipa, crie calendários e documentos partilhados que todos podem atualizar, utilize mensagens instantâneas, chamadas telefónicas e outras ferramentas para manter o fluxo de trabalho inalterado apesar da distância física.
Ir falando com colegas também cria momentos de pausa necessários de outras tarefas que requerem concentração total, tornando o seu dia mais equilibrado. Pode utilizar por exemplo o Skype, Zoom ou GoToMeeting para reuniões formais, e Whatsapp ou Houseparty para momentos mais lúdicos e relaxados com a sua equipa.
Tip 6 – Faça pausas
É importante fazer intervalos suficientes para permanecer produtivo e mentalmente equilibrado todos os dias. Trabalhe em blocos de 90 minutos, por exemplo, e faça uma pequena pausa entre cada um, levantando-se da cadeira. Isto ajuda a manter a sua concentração e níveis de energia. Pode ir fazer um café ou um chá, comer qualquer coisa rápida, dar uma volta pela casa, espreguiçar-se… Vá variando, como faria se estivesse no seu local de trabalho habitual.
Para além destas mini-pausas, aproveite a hora de almoço para uma pausa maior, fazendo coisas que gosta para relaxar, como apanhar sol na varanda ou jardim, cozinhar, fazer uma rotina de exercício físico, ou mesmo uma power nap de 20 minutos.
Tip 7 – Concilie a sua vida profissional com a pessoal
“É fácil distrair-se e trabalhar horas extra se não sair de casa. Pode também ser mais complicado demonstrar ao seu responsável que está a cumprir os seus objetivos em trabalho remoto, sentindo assim pressão para fazer menos pausas e trabalhar mais tempo do que trabalharia no escritório. Esta situação deve ser evitada, pois o trabalho remoto baseia-se acima de tudo em confiança mútua” comenta Surabhi Raju, consultora de IT&Digital na Robert Walters.
Todos temos picos de trabalho, mas ao trabalhar remotamente tem de ter atenção para não trabalhar demasiado todos os dias, e continuar a cumprir horários de “entrada” e “saída” dentro dos quais vai cumprindo os seus objetivos, caso contrário irá confundir a sua vida pessoal e profissional a um nível desaconselhável, podendo levar, na pior das hipóteses, a um esgotamento mental e físico.
Tal como planeia o seu dia de trabalho, planeie também as atividades de lazer, deixando espaço para fazer coisas de que gosta todos os dias. Mantenha os fins de semana livres e deixe horas suficientes para atividades relaxantes e para dormir nos dias de semana. Evite o seu telemóvel pessoal no horário que estabeleceu para trabalhar, devendo também desligar o seu telefone do trabalho nas horas em que já não se encontra a trabalhar.
Da mesma forma, explique às pessoas que estão em casa consigo e à sua família o seu horário. Estar em casa a trabalhar não é sinónimo de mais tempo livre, e fica mais fácil teletrabalhar com sucesso a partir de casa se todos souberem com o que contar.