Precisa de ter uma conversa difícil? Eis os 10 passos que deve seguir

Ninguém gosta de falar sobre temas complicados que possam gerar stress ou desconforto. Temos uma tendência natural para evitar estes momentos tanto na nossa vida privada como profissional. No entanto é fundamental que resista a este instinto e seja capaz de falar sobre estes temas.

Sobretudo num contexto de trabalho em que pode ser necessário transmitir feedback ou apresentar algum tipo de avaliação é determinante que consiga transmitir aos outros de uma forma empática as razões por detrás de uma qualquer decisão ou escolha mais difícil.

[Leia também: 5 formas de aumentar a sua autoconfiança no local de trabalho]

Dentro da sua organização o objetivo deverá ser sempre criar conexões e não afastar mais as pessoas, desfragmentado o espírito colaborativo.

Caso saiba que terá que ter uma conversa mais difícil com um colega ou chefe estes são os 10 passos que deve seguir, de acordo com o portal Psychology Today, para preparar e a estabelecer uma eficaz conversação.

1. Encontre o propósito ou razão que justificam esta conversa

Antes de começar deve ser bastante claro a razão que justifica a necessidade de estabelecer uma determinada conversa. Seja porque quer melhor entender a perspetiva da outra pessoa sobre um assunto; porque quer dar-lhe a possibilidade de explicar os seus pensamentos ou simplesmente porque deseja ter a oportunidade de discutir um determinado assunto em conjunto para gerar melhores ideias, o fundamental é que seja claro em relação ao seu propósito inicial.

2. Identifique quais as emoções que estão conectadas a esta interação ou que se podem despertar ao longo da conversa

Esteja preparado emocionalmente para o que pode estar associado a este momento. Esta clarividência irá ajudar a que se mantenha calmo e assertivo.

3. Convide a outra pessoa para ter uma conversa de forma a discutir o propósito definido anteriormente

“Olha senti que o projeto não correu da melhor forma, tal como eu desejava. Pelo que queria conversar contigo sobre o que poderíamos ter feito diferente para que as coisas tivessem funcionado melhor. Podemos reunir hoje? Na próxima semana?

4. Perceba qual será a melhor forma de falar com este indivíduo

Normalmente até pode preferir ser mais prático e abordar logo no início o tema fundamental. No entanto caso perceba que, por exemplo, a outra pessoa é mais tímida poderá fazer sentido reduzir o ritmo e ter mais tempo para falar.

5. Assuma sempre que a intenção da outra pessoa é positiva

Apesar de se sentir magoado ou ofendido com algo, é importante que seja capaz de racionalizar o tema e perceber que é altamente improvável que essa pessoa tivesse um intuito claro de o magoar ou ofender.

6. Encontre os factos

“Sei que o projeto acabou de ser adiado pelo que queria perceber as razões que na tua perspetiva causaram este desfeito e se será possível prevenir algo semelhante no futuro.”

7. Clarifique e procure identificar a “raiz” do problema

Tente sempre perceber exatamente o que justifica um determinado sentimento mais negativo. “Parece que estás realmente zangado porque isto acabou por colocar em causa as tuas habilidades”

8. Expresse a sua perspetiva

“Estou algo ansioso sobre este tema mas…” ; “Existem um conjunto de coisas que fiz que podem ter tornado isto mais difícil…” ; “Acho que isto me está a afetar porque não gosto de me ver como uma pessoa que…” ; “Estou a reagir de uma forma demasiado emocional, talvez seja melhor pensar mais sobre este assunto antes de continuarmos”.

9. Resolver problemas

“Agora que já percebemos a perspetiva um do outro, como podemos prevenir que algo semelhante aconteça no futuro? O que podemos fazer diferente?”

“Vamos testar a solução: caso perceba que os deadlines se estão a atrasar o que devo fazer?”

“Quando nos devemos encontrar para analisar o que está a correr menos bem?”

10. Reflita e faça um follow up

Como se está a sentir agora? Mais satisfeito? Menos ansioso? Reflita sobre a forma como a conversa o fez sentir. Nos dias seguintes procure dar seguimento ao tema com o seu colega ou chefe. Como estão as coisas a evoluir? É preciso ajustar algo?”

[Leia também: Stress no trabalho. Um problema grave quase sempre ignorado]